Les cinq qualités de l’assistant idéal

De solides aptitudes administratives, de bonnes connaissances en langues et l’amabilité envers les clients sont les compétences de base de tout assistant. Mais qu’est-ce qui fait précisément la différence entre un bon assistant et la perle rare pour qui tous les recruteurs font la queue ? Ces qualités font de vous l’assistant idéal.

En tant qu’assistant, vous êtes en permanence au service des autres. Il y a toujours quelqu’un qui a besoin de quelque chose ou veut vous demander quelque chose. Et même s’il vous est évidemment impossible de dire ‘oui’ à tout le monde, gérer une importante charge de travail avec efficacité reste un grand atout sur le terrain. Etre en mesure d’évaluer rapidement ce qui est important ou ce qui, pour une raison ou une autre, ne peut attendre – en bref : fixer des priorités – est indispensable dans ce cadre.

Conseil : l’efficacité ne s’apprend pas sur les bancs de l’école mais vous pouvez cependant vous entraîner. Consultez chaque matin votre liste de choses à faire et soyez au courant des priorités. Accordez donc la primeur aux demandes de votre CEO, de votre propre manager ou des collègues de votre département. Si vous connaissez un collègue qui travaille de manière super efficace, regardez bien comme il procède et tirez-en des enseignements. Au fil du temps, vous apprendrez à évaluer plus facilement l’urgence et l’importance des tâches, et définir les priorités deviendra une habitude.

Un bon assistant sait énormément de choses - sur les clients, les managers et les collègues, à propos de dossiers professionnels confidentiels et de choses personnelles - mais gère ces informations en toute discrétion. Utilisez votre bon sens, partagez uniquement les informations pertinentes, agissez toujours dans l’intérêt de votre manager ou de vos collègues et soyez toujours honnête et serviable. Bien connaître la politique du bureau peut certainement vous être utile. Mais rappelez-vous qu’une attitude neutre et professionnelle vous mènera bien plus loin.

Votre manager et vos collègues comptent sur vous pour intervenir si nécessaire, afin de leur faciliter le travail. L’assistant idéal est donc toujours disposé à aider. Si vous ne pouvez pas faire quelque chose par vous-même, vous pouvez éventuellement demander l’aide d'un tiers, mais ne dites jamais ‘ce n'est pas mon travail’. Assumez votre responsabilité et faites ce que vous avez à faire. Sans râler... et de préférence avec le sourire.

si en tant qu’assistant vous exercez avant tout une fonction de support, une bonne connaissance du secteur vous permet de mieux faire votre travail. Apprenez comment l’entreprise fonctionne et en quoi vos compétences administratives peuvent faire avancer l’organisation. Découvrez où sont mis les accents, ce que votre employeur estime important, comment être en mesure de mieux servir vos clients. Si vous réussissez également à améliorer le service interne et externe, dans ce cas vous êtes l’assistant idéal pour votre employeur.

Si vous travaillez aisément avec tous les programmes Office et les systèmes CRM courants, cela constitue évidemment une excellente base. Mais vu la rapidité avec laquelle les technologies évoluent, vous n’êtes vraiment l'assistant idéal que si vous maîtrisez rapidement les nouvelles applications. Des programmes de comptabilité et systèmes CRM aux applications de gestion du temps ou aux réseaux sociaux : un assistant qui les utilise aisément et est même éventuellement en mesure de former ou d’aider d’autres collègues possède une valeur inestimable pour une entreprise.