Your browser is out of date.

Some content may be lost or will not be displayed correctly.

Please install a more recent version of your browser.

Update your browser

Online since 14/09/2021

Personal Assistant en onthaalbediende te Antwerpen in Antwerpen

Jouw werkdag is dynamisch. Je hebt een gevarieerd takenpakket met organisatorische en administratieve taken.

Personal Assistant (3 dagen per week):

  • Je ondersteunt en ontzorgt onze CEO in haar dagelijkse werkzaamheden (telefonie, agendaplanning, organisatie van verplaatsingen, communicatie, voorbereiding van vergaderingen, onthaal, ...).
  • Jij bent een betrouwbare rechterhand;
  • Jij organiseert en coördineert de interne en externe, veelal vertrouwelijke, informatie over de werking van de organisatie alsook administratie van de CEO;
  • Bijkomende activiteiten kunnen zijn: dossiers (contracten van leveranciers, juridische zaken,...) of specifieke evenementen (organisatie van seminaries, netwerkbijeenkomsten,  ...) volledig opvolgen en coördineren;
  • Afspraken en planning; telefonische oproepen en bezoekers filteren;
  • Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren;
  • Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern;
  • Verplaatsingen organiseren;
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...);
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren;
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...);
  • Bepaalde activiteiten van het (management)team coördineren

Receptie en secretariaat (2 dagen per week):

  • Beantwoorden van de telefoon
  • Onthaal van cliënten
  • Mailbox beheren
  • Ingaande en uitgaande post afhandelen
  • Vergaderzalen voorbereiden en opruimen
  • Secretariaatstaken
  • Je ontzorgt onze advocaten en het kantoor waar mogelijk.
  • Je plant afspraken en termijnen in
  • Je maakt nieuwe dossiers aan
  • Het beheer van dossierdatabase valt mee onder jouw verantwoordelijkheid.
  • Je verzorgt het fysieke en digitale klassement van de dossiers.
  • Je verzorgt de lay-out van uitgaande documenten.
  • Je coördineert de planning van de vergaderzalen en organiseert de conference calls.
  • Boeken en tijdschriften worden door jou besteld en je verzorgt de verdeling ervan
  • Je ondersteunt onze advocaten bij de opzoekingen voor het samenstellen van zittingsdossiers.
  • Een diploma zegt niet alles maar we verwachten dat je een bepaalde complexiteit aan kan en vooral veel taken tegelijk kunt managen
  • Ke bent een optimistische en administratieve duizendpoot.
  • Je werkt nauwkeurig, efficiënt, denkt vooruit en functioneert zowel goed zelfstandig als in team.
  • je probeert elke dag het verschil te maken
  • je bent leergierig, klantgericht, flexibel en stressbestendig
  • Je deelt je talent graag
  • je bent Nederlandstalig met een goede kennis van de andere landstaal en het Engels zowel schriftelijk als mondeling
  • je kan vlot werken met Office (Word/Excel/Outlook/Powerpoint)
  • je zoekt een voltijdse job van 38u
  • je bent bereid af en toe langer dan jouw werkdag te werken
  • Een dynamische en losse werksfeer.
  • Ontwikkelingsmogelijkheden in een enthousiast team.
  • Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en een hospitalisatie- & groepsverzekering.
  • Een voltijdse job (38u/week), waarbij je soms tot 18u werkt.
  • Sector: Lawyer / Notary

Onze klant is een advocatenkantoor te Antwerpen.

I don’t think any other HR partner achieves such a level of quality in all areas. There is great trust, and professional and cordial cooperation!