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En ligne depuis 28/07/2022

Management Assistant à Brussel

 

  • Transmission de l’information de la part de votre supérieur à l’attention des collaborateur·rice·s de la cellule et des membres des GT et Comités.
  • Préparation des invitations/convocations, pièces et listing des membres liés aux GT et Comités.
  • Rédaction des PV des GT.
  • Rédaction et traduction des PV des Comités.
  • Relais des PV des Comités et des GT.
  • Archivage papier et numérique des pièces liées aux Comités et GT.
  • Gestion administrative du rétroplanning général de la cellule.
  • Préparation des réunions d’équipe, rédaction des pv et suivis des points d’ordre du jour.
  • Centralisation des sollicitations des partenaires de recherches extérieurs.
  • Centralisation des participations/interventions des conseiller·ère·s.
  • Préparation des agendas des réunions de cellule.
  • Relecture et conseils à la lisibilité des documents produits par les conseiller·ère·s.
  • Appui au coordinateur au sujet des sorties de publications.
  • Archivage des productions et développement du pôle de documentation-bibliothèque de l’institution.
  • Identification des améliorations à apporter aux processus internes.
  • Rédaction des procédures internes, élaboration d’outils et en assurer la mise en application.
  • Accueil des partenaires externes et visiteurs.
  • Gestion des appels entrants du numéro général.
  • Gestion des contacts et des listes de contacts.
  • Gestion courrier (tri).
  • Rédaction du PV de la réunion d’équipe.
  • Diffusion du PV et des pièces liées à la réunion d’équipe.
  • Etablissement du rétroplanning et appui à la coordination de l’évènement.
  • Gestion des Save the Date, invitations et inscriptions des événements de l’institution.
  • Coordination des “jour j” des événements.
  • Réservation des salles (interne et externe).
  • Assurer un soutien à l’organisation du catering.
  • Soutien ponctuel concernant l’organisation de journées en équipe, team building, mise au vert.
  • Commande du matériel de bureau et informatique.
  • Commande des consommables et produits d'entretien.
  • Suivi des fournisseurs.

 

  • Bachelier ou Master.
  • 0-3 années d'expérience.
  • Bilingue FR-NL.
  • Capacité de rédaction en français et en néerlandais.
  • Maîtrise des outils informatiques (MS Office, etc).
  • Devoir de discrétion et secret professionnel.
  • Capacité de travail en équipe.
  • Flexible et capable de s'adapter aux besoins et aux priorités changeantes.
  • Engagement immédiat; CDI.
  • Temps plein.
  • Une très belle rémunération conforme aux règles de subventionnement en vigueur à la CCC.
  • Chèques-repas.
  • Prime de fin d’année.
  • 1 jour de télétravail.
  • Secteur: Sans but lucratif

Mandatée par la Commission communautaire commune et créée par l’Ordonnance relative à l'aide d'urgence et à l'insertion des personnes sans abri du 18 juin 2018, votre future employeur est un Centre régional chargé de coordonner les dispositifs d'aide d'urgence et les dispositifs d'insertion, ainsi que de mener des études et des analyses sur la problématique du sans-abrisme à Bruxelles.