Conseils pour des collaborateurs bien informés
Dans un monde où nous sommes connectés partout et tout le temps, communiquer semble plus facile que jamais. Grâce aux outils numériques, nous restons aisément en contact avec nos collègues, nos clients et notre partenaire, même à distance. Mais cette facilité a un revers : l’infobésité (une surabondance d’informations) nous fait perdre de vue l’essentiel et le message clé. Il est donc plus important que jamais d’établir une communication efficace et ciblée. Comment bien informer vos collaborateurs en tant qu’employeur ? Cet article reprend quelques conseils tirés du livre High Five for Work-life de notre directrice générale Linda Cappelle.
Conseil 1
Communiquez de manière consciente et ciblée
Une communication efficace commence par une intention. Posez-vous quelques questions simples avant chaque message, qu’il soit agréable ou moins agréable. Quel est mon objectif ? Qui est ma cible ? Quel est le meilleur timing et le bon canal ? À quelles questions puis-je m’attendre par la suite ? En réfléchissant à ces aspects à l’avance, vous communiquerez de façon plus ciblée et plus claire.
Cette approche consciente permet aussi de faire passer l’essentiel du message, sans que vos collaborateurs se retrouvent avec plus de questions que de réponses. Et cela en vaut la peine, car des collaborateurs bien informés se sentent plus en sécurité, sont plus motivés et restent plus facilement à bord en période de changement.
Conseil 2
Créez une culture de communication ouverte et transparente
Une culture de communication forte est basée sur la confiance et la sécurité. Les collaborateurs doivent se sentir libres de partager leurs opinions, de poser des questions ou de donner leur avis, y compris à leur supérieur hiérarchique. Tout le monde n’a pas la même facilité de le faire.
Considérez-vous comme le contrôleur aérien responsable de ce carrefour afin que chaque voix soit entendue. En tant que supérieur hiérarchique, si vous vous montrez ouvert et prenez le temps d’écouter réellement ce que vos collaborateurs ont à dire (au lieu de dire « je suis trop occupé pour ça »), vous leur envoyez le message que leur contribution a de la valeur.
Conseil 3
Soyez concis, clair et honnête
Personne n’a le temps de lire de longs mails. Élaborez des messages concis, dites ce que vous avez à dire et soyez honnête, même si vous n’avez pas encore toutes les réponses (« Voici ce que nous savons pour l’instant ; nous espérons avoir de plus amples informations d’ici telle date »). Les collaborateurs préfèrent recevoir un message authentique plutôt qu’une version édulcorée qui ne correspond pas à la réalité.
Conseil 4
Choisissez le ton et le langage appropriés
Parlez le langage de vos collaborateurs. Utilisez des mots clairs et accessibles, et évitez le jargon des managers. Un message formulé dans un langage simple sera non seulement mieux compris, mais il sera aussi ressenti comme plus personnel et plus inclusif. Et n’oubliez pas le pouvoir des visuels : infographiques, vidéos brèves ou bannières claires renforceront votre message.
Communiquez toujours en « nous », que les résultats soient bons ou non. Les succès et les défis, c’est en équipe que vous les vivez. Votre langage doit donc refléter ce sentiment de « nous ».
Conseil 5
Structurez et rythmez vos moments d’information
Sans structure, vos informations deviennent rapidement du « bruit ». Déterminez des moments fixes pour les mises à jour, comme des concertations d’équipe hebdomadaires ou des flashs d’information mensuels. Les collaborateurs sauront ainsi à quoi s’attendre et quand. Évitez la surabondance de messages non pertinents : travaillez avec des SPOC (Single Point Of Contact) par équipe pour diffuser l’information de façon ciblée.
N’oubliez pas non plus d’axer votre communication sur des thèmes récurrents, comme les valeurs de votre marque ou votre politique bien-être. Cette répétition est vraiment efficace, car elle rendra vos messages plus reconnaissables et vous permettra de présenter un narratif clair et cohérent.
Conseil 6
Ancrez le feed-back dans votre communication
Le feed-back est le moteur de la croissance. Demandez-le activement, montrez que vous le prenez en compte et faites en sorte que donner du feed-back, y compris aux supérieurs hiérarchiques, soit la chose la plus normale. Chez Bright Plus, nous utilisons par exemple le modèle basé sur 4 piliers (Comportement, Sentiment, Conséquence, Souhait) pour donner du feed-back et le modèle basé sur 3 étapes (Comprendre, Remercier, Évaluer) pour recevoir efficacement du feed-back et ainsi continuer à évoluer. Pas seulement du feed-back donc, mais aussi plus de feed-forward transparent et axé sur l’avenir : de quoi nos collaborateurs ont-ils besoin pour atteindre leurs objectifs et nos objectifs ?
Conseil 7
Continuez à écouter et à adapter
La communication n’est pas à sens unique. Écoutez activement ce qui se passe, demandez comment les messages ont été perçus et évaluez leur efficacité. Des sondages, des entretiens individuels et vos propres observations vous permettront de déterminer quelles formes de communication fonctionnent et lesquelles ne fonctionnent pas. Donnez également suffisamment de temps à vos collaborateurs pour assimiler les messages : il arrive que vous ayez déjà eu le temps de réfléchir durant des semaines à une annonce qui risque d’être difficile à accepter pour vos collaborateurs.
En résumé, des collaborateurs bien informés sont des collaborateurs impliqués. En communiquant de manière claire, honnête et ciblée, vous leur donnez les informations et le contexte dont ils ont besoin pour évoluer avec votre organisation. En montrant vous-même l’exemple, vous construisez en permanence une culture dans laquelle l’écoute est aussi importante que la parole et dans laquelle le feed-back aide sincèrement chacun à évoluer.
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