Tips voor goed geïnformeerde medewerkers

dec 06, 2023 1 min leestijd

In een wereld waarin we altijd en overal verbonden zijn, lijkt communiceren makkelijker dan ooit. Dankzij digitale tools blijven we moeiteloos in contact met collega’s, klanten en partners – zelfs vanop afstand. Toch heeft dat gemak een keerzijde: door die infobesitas (een overvloed aan informatie) verliezen we het overzicht én de kernboodschap. Goede, gerichte communicatie is dus belangrijker dan ooit. Hoe informeer je als werkgever je medewerkers goed? In dit artikel bundelen we enkele tips uit het boek ‘High Five for Work-life’ van onze general manager Linda Cappelle.

Tip 1

Communiceer bewust en met een doel

Effectieve communicatie begint bij intentie. Stel jezelf voor elke boodschap – leuke én minder leuke – enkele simpele vragen. Wat wil ik bereiken? Wie wil ik bereiken? Wat is de beste timing en het juiste kanaal? Welke vragen kan ik verwachten achteraf? Door vooraf na te denken over deze zaken, communiceer je gerichter en helderder.

Die bewuste aanpak zorgt er ook voor dat de kern van je boodschap echt landt, zonder dat je medewerkers achterblijven met meer vragen dan antwoorden. Dat loont, want goed geïnformeerde medewerkers voelen zich veiliger, zijn gemotiveerder en blijven gemakkelijker aan boord in tijden van verandering.

Tip 2

Creëer een open en transparante communicatiecultuur

Een sterke communicatiecultuur bouw je op vertrouwen en veiligheid. Medewerkers moeten zich vrij voelen om hun mening te delen, vragen te stellen of feedback te geven – ook aan hun leidinggevende. Dat is niet voor iedereen even gemakkelijk.

Zie jezelf als de verkeersleider die dat kruispunt in goede banen leidt, zodat élke stem wordt gehoord. Als je je als leidinggevende open opstelt en tijd maakt om ook echt te luisteren (en dus niet “ik heb het hier te druk voor”), dan geef je je medewerkers het signaal dat hun input waarde heeft.

Tip 3

Houd het kort, helder en eerlijk

Niemand heeft tijd voor ellenlange mails. Hou je boodschap beknopt, zeg wat je te zeggen hebt en wees eerlijk – ook als je nog niet alle antwoorden hebt (“Dit is wat we nu weten; we verwachten tegen die datum meer informatie”). Medewerkers hebben liever een authentieke boodschap dan een gepolijste versie die niet strookt met de realiteit.

Tip 4

Kies de juiste toon en taal

Spreek de taal van je mensen. Gebruik duidelijke, toegankelijke woorden en laat managementjargon achterwege. Een boodschap in mensentaal komt niet alleen beter binnen, ze voelt ook persoonlijker en inclusiever aan. En vergeet de kracht van visuals niet: infographics, korte video’s of duidelijke banners zetten je boodschap kracht bij.

Communiceer overigens altijd in de ‘wij’-vorm, of de resultaten nu goed zijn of niet. Als één team vier je successen en overwin je uitdagingen, dus je taal moet dat ‘wij’-gevoel reflecteren.

Tip 5

Geef informatie structuur en ritme

Zonder structuur wordt informatie snel ruis. Creëer vaste momenten voor updates, zoals wekelijks teamoverleg of maandelijkse newsflashes. Zo weten medewerkers wat ze wanneer kunnen verwachten. Vermijd een overdaad aan irrelevante berichten: werk met SPOC’s (Single Point Of Contact) per team om informatie gericht te verspreiden.

Vergeet ook niet om je communicatie op te hangen aan terugkerende thema’s, zoals je merkwaarden of je welzijnsbeleid. Die herhaling werkt echt, want zo worden je boodschappen herkenbaarder en zorg je voor één helder, samenhangend verhaal.

Bonustip: geef je mensen een stem

Moet je communiceren over een project dat getrokken wordt door één specifieke medewerker? Laat die persoon dan zeker ook aan het woord in je communicatie, bijv. bij de toelichting tijdens een vergadering. Dat creëert betrokkenheid, teamspirit en een gevoel van waardering.

Tip 6

Maak van feedback een vast onderdeel van je communicatie

Feedback is de brandstof van groei. Vraag er actief naar, toon dat je ermee aan de slag gaat en maak het de normaalste zaak van de wereld om ook feedback te geven aan leidinggevenden. Bij Bright Plus maken we bijvoorbeeld gebruik van het 4G-model (Gedrag, Gevoel, Gevolg, Gewenst) om feedback te geven, en het 3B-model (Begrijpen, Bedanken, Beoordelen) om feedback efficiënt te ontvangen en zo door te groeien. Niet alleen feedback, dus, maar ook meer toekomstgerichte en transparante feedforward: wat hebben onze medewerkers nodig om hun en onze doelen te bereiken?

Tip 7

Blijf luisteren en bijsturen

Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Luister actief naar wat er leeft, vraag hoe boodschappen zijn overgekomen en toets hun effectiviteit af. Gebruik surveys, persoonlijke gesprekken en je eigen observaties om te leren welke communicatievormen werken en welke niet. Geef ook je medewerkers voldoende tijd om boodschappen te laten bezinken: soms heb jij al wekenlang kunnen broeden op een aankondiging die misschien hard binnenkomt bij je medewerkers.

Kortom, geïnformeerde medewerkers zijn betrokken medewerkers. Door helder, eerlijk en doelgericht te communiceren, geef je hen de informatie én de context die ze nodig hebben om mee te groeien met je organisatie. Bouw dus voortdurend – door zelf het goede voorbeeld te geven – aan een cultuur waarin luisteren even belangrijk is als spreken, en waarin feedback oprecht helpt om iemand te laten groeien.