Zo ga je als freelancer om met wanbetalers

Klanten die hun factuur niet of laattijdig betalen kunnen je veel kopzorgen bezorgen. Als het gaat om grote bedragen en je op dat moment zelf over iets minder cashflow beschikt, kan het leiden tot financiële moeilijkheden. Om dit te voorkomen, is het goed om voorzorgsmaatregelen te nemen die je beschermen tegen wanbetalers. Hoe ga je te werk?

Het eerste waar je voor moet zorgen, is een degelijk contract waarin de opdracht en de prijs vastgelegd worden. Hierin staan ook de leverings- en betalingsvoorwaarden. Veel freelancers stellen geen contracten op – ik deed het vroeger zelf ook niet omdat het me een omslachtig gedoe leek.

Maar een contract hoeft geen ellenlang document te zijn. Het zet klaar en duidelijk op een rijtje wat er van de verschillende partijen verwacht wordt. Zo is het een eerste en zeer belangrijke stap om je in te dekken tegen slechte betalers. Werk je via een tussenpartij zoals Bright Plus? Dan kunnen zij jou hierin ook ondersteunen.

Zorg dat de betalingstermijn duidelijk vermeld staat op je facturen. De standaard (wettelijke) betaaltermijn voor facturen is 30 dagen. Het is mogelijk om een langere betaaltermijn overeen te komen van 60 dagen of langer, als dat voor beide partijen haalbaar is. Hou je openstaande facturen goed in het oog en zorg dat ze op tijd betaald worden. Als je werkt met een online facturatiesysteem, heb je een duidelijk overzicht van de openstaande facturen en kan je ingrijpen bij late betalingen.

Is de factuur na de oorspronkelijke betalingstermijn nog niet voldaan? Dan kan je de klant een eerste betalingsherinnering sturen. Wees zakelijk en correct maar zorg dat je niet dwingend overkomt. Het is altijd mogelijk dat de klant door omstandigheden jouw factuur over het hoofd heeft gezien. Als de factuur kort na de eerste herinnering nog niet is betaald, is het goed om telefonisch contact op te nemen en vriendelijk te vragen waarom de factuur nog niet is voldaan.

Krijg je geen reactie op de eerste betalingsherinnering en kan je de klant ook niet telefonisch bereiken? Dan heb je wellicht te maken met een wanbetaler en is het tijd om een tweede betalingsherinnering te sturen. Blijf beleefd en waarschuw de klant dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als de factuur niet betaald is binnen de vijf dagen.

Mocht de klant hierna nog steeds niet betalen, dan kan je eventueel nog een aanmaning sturen per aangetekend brief, waarin je hem dringend verzoekt om de factuur te betalen. De laatste maatregel die je kan nemen is een ingebrekestelling. Hierin kondig je aan dat je een incassobureau zal inschakelen om de factuur te laten innen en dat de gemaakte kosten voor de rekening van de klant zijn. Een ingebrekestelling wordt ook aangetekend verstuurd.

De meeste incassobureaus werken volgens een ‘no cure no pay’ principe, waarbij je enkel een commissie betaalt als er wordt geïncasseerd bij de wanbetaler. Als het zelfs niet lukt om met behulp van een incassobureau je geld te vorderen, kan je naar de rechtbank stappen. Maar met de bovenvermelde maatregelen dek je jezelf normaalgezien goed in zodat het nooit zover hoeft te komen.

Als je zeker wil zijn dat een potentiële klant in goede financiële gezondheid verkeert en dus zeker je factuur zal kunnen betalen, kan je informatie inwinnen over de solvabiliteit van dat bedrijf. Je kan hiervoor een beroep doen op een bedrijf voor financiële informatie zoals Graydon. Hou er wel rekening mee dat je voor hun diensten betaalt.

Werk je via een tussenpartij? Dan nemen zij de betaling voor hun rekening. Zo ben je zeker van een stipte en vlotte betaling van jouw facturen. Jij kan rekenen op een zorgeloze opstart en betaling van jouw facturen. Zo bespaar jij kostbare tijd en blijft jouw aandacht op jouw project. Zorgelozer wordt het niet.

Aan de slag als freelancer? Dankzij de My Bright Plus app kan je jouw facturen gemakkelijk opvolgen.