Tips om je papierwerk thuis op orde te brengen

Op het werk is je administratie op orde brengen en houden simpelweg part of the job. Maar weinigen hebben ook thuis een systeem dat die berg papierwerk overzichtelijk houdt. Gevolg: de rekeninguittreksels, belastingpapieren en andere documenten stapelen zich op. Zodat je uiteindelijk nóg minder zin hebt om orde te scheppen in de administratieve chaos. Tijd om die vicieuze cirkel te doorbreken en eindelijk rust te brengen in je huis en in je hoofd. 

De Japanse opruimgoeroe Marie Kondo inspireert mensen overal ter wereld om komaf te maken met rommel in huis. Met deze eenvoudige trucjes creëert ze ordelijke ruimtes die rust uitstralen en inspireren.

• Twee opties: houden of weggooien
  Geeft iets je vreugde, hou het dan bij. In alle andere gevallen gooi je het weg. Dit principe is iets moeilijker toe te passen op papierwerk, maar er is wel iets van aan. Documenten die je nooit bekijkt of nodig hebt, denk maar aan handleidingen voor eenvoudige keukentoestellen, oude kasticketjes, garantiepapieren die al lang vervallen zijn,… mogen rechtstreeks in de vuilnisbak. De andere, belangrijke documenten leg je op een aparte stapel om er een logische structuur in te brengen.
   
• Werk per categorie
  Orde scheppen op zich kan al rust brengen, op voorwaarde dat je het op een gestructureerde manier doet. In plaats van ruimte per ruimte op te ruimen, werk je bijvoorbeeld beter per categorie: speelgoed, boeken, papierwerk, …
   
• Hoe meer opbergoplossingen, hoe meer rommel
  Opbergoplossingen zijn nuttig, maar geef altijd voorrang aan het opruimen zelf. Anders is de kans groot dat je die handige kasten, dozen en mappen blijft vullen met spullen en papierwerk die je beter had weggegooid.

Reserveer minstens een halve dag om je papierwerk op orde te brengen. Maak ook een plaatsje in huis vrij waar je de ruimte hebt om alle documenten, mappen en dozen uit te stallen.

Bedenk voor je begint te sorteren een systeem dat voor jou werkt. Voorzie bijvoorbeeld een categorie voor officiële documenten die je altijd moet bewaren, een stapeltje voor alles na een jaar of sneller weg mag, … Of maak een thematische onderverdeling: alle documenten die te maken hebben met je woning bij elkaar, alles over je gezondheid samen, een categorie met documenten voor de fiscus. Zolang jij makkelijk je weg vindt in het systeem, is het goed.

Maak in eerste instantie stapels per categorie die je vooraf bepaalde. Daarna kan je starten met orde te brengen in de stapels. Met uitzondering van bepaalde permanente documenten kan er in deze fase al veel papier in de vuilnisbak of de papierversnipperaar. Enkele richtlijnen voor het bewaren van documenten:

• 1 maand bewaren: kastickets voor kleine bedragen (als je van plan bent om iets om te ruilen).
• 6 maanden: restaurant- en hotelrekeningen.
• 1 jaar: transportfacturen en deurwaarderskosten.
• 2 jaar: aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels, facturen van nutsvoorzieningen. Denk eraan om alles te scannen en digitaal te bewaren (kan altijd handig zijn voor je diefstalverzekering bijvoorbeeld).
• 5 jaar: erelonen van advocaten, facturen en honoraria van notaris, bankdocumenten, kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten, huurcontracten en betalingen, werkloosheidsuitkeringen.
• 7 jaar: kopie van je belastingaangifte en eventuele bewijsdocumenten (facturen, loonfiches, boekhouding, attesten).
• 10 jaar: facturen en contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten (bouwen en verbouwen), verzekeringsdocumenten.
• Tot je pensioen: loonfiches (bij voorkeur, geen wettelijke verplichting), het jaarlijkse uittreksel met loongegevens voor je pensioenberekening.
• Levenslang: gezondheids-, inentings-, en ziekenfondsboekje, uitslagen van analyses en onderzoeken, diploma's, geboorte-, adoptie- of erkenningsakten, samenlevingscontract, huwelijkscontract, notariële akten, testamenten.

In een laatste fase stop je alles in een handig opbergsysteem. Tip: kies bij voorkeur iets waar je niet te veel werk mee hebt. Vermijd bijvoorbeeld ringmappen, want dan moet je telkens gaatjes maken of documenten in plastic mapjes stoppen. Hangmappen of dozen zijn een goed alternatief.

Maak er een goede gewoonte van om nieuwe paperassen vanaf nu meteen op te bergen of weg te gooien. Hou ook één keer per jaar – bijvoorbeeld bij het invullen van je belastingaangifte – een nieuwe opruimactie, waarbij je de papieren die je niet meer nodig hebt, weggooit.