5 kenmerken van de ideale assistant

Sterke administratieve vaardigheden, een goede talenkennis en klantvriendelijkheid zijn de basiscompetenties van elke assistant. Maar wat maakt nu precies het verschil tussen een goede assistant en die ene witte raaf voor wie alle recruiters in de rij staan? Deze eigenschappen maken van jou de ideale assistant.

Als assistant sta je voortdurend ten dienste van anderen. Er is altijd wel iemand die iets van je nodig heeft of je iets wil vragen. En al kan je natuurlijk niet tegen iedereen ‘ja’ zeggen, een grote workload op een efficiënte manier afhandelen blijft een grote troef op de werkvloer. Snel kunnen inschatten wat belangrijk is of wat om een andere reden niet kan wachten – kortom: prioriteiten stellen – is daarbij een must.

Tip: Efficiëntie leer je niet op school, maar kan je wel oefenen. Bekijk elke ochtend je to-dolijst en ken prioriteiten toe. Geef daarbij voorrang aan vragen van je CEO, je eigen manager of de collega’s van jouw afdeling. Ken je een collega die superefficiënt werkt, kijk dan goed hoe hij of zij het aanpakt en leer ervan. Na verloop van tijd leer je de urgentie en het belang van taken vlotter in te schatten, en wordt prioriteiten stellen een gewoonte.

Een goede assistant weet veel – over klanten, managers en collega’s, over vertrouwelijke professionele dossiers en persoonlijke zaken - maar gaat discreet met die info om. Gebruik je gezond verstand, deel enkel de informatie die relevant is, handel altijd in het belang van je manager of je directe collega’s en wees steeds eerlijk en behulpzaam. Enig inzicht in kantoorpolitiek kan je zeker van pas komen. Maar onthoud dat je met een neutrale, professionele houding het verst komt.

Je manager en je collega’s rekenen op jou om in te springen als het nodig is, zodat hun job wat makkelijker wordt. De ideale assistant staat dus altijd klaar om te helpen. Kan je iets niet zelf, schakel dan eventueel de hulp in van een derde, maar zeg nooit ‘dat is niet mijn job’. Neem je verantwoordelijkheid en doe wat je moet doen. Zonder morren… en als het even kan mét een glimlach.

Heb je als assistant in de eerste plaats een ondersteunende functie, een goede kennis van de sector en het bedrijf helpt je je job nog beter te doen. Leer hoe het bedrijf functioneert en hoe jij met je administratieve skills de organisatie vooruit kan helpen. Ontdek waar de klemtonen liggen, wat je werkgever belangrijk vindt, hoe je klanten zo goed mogelijk van dienst kan zijn. Slaag je er ook nog in om de interne en externe service verder te verbeteren, dan ben je voor je werkgever de ideale assistant.

Werk je vlot met alle courante Office-programma’s en CRM-systemen, dan is dat natuurlijk een prima basis. Maar gezien de snelle evoluties op technologisch vlak, ben je pas écht de perfecte assistant als je nieuwe toepassingen razendsnel onder de knie krijgt. Van boekhoudprogramma’s en CMS-systemen tot timemanagement-apps of social media: een assistant die ze vlot gebruikt en misschien zelfs andere collega’s kan opleiden of bijstaan, is van onschatbare waarde voor een bedrijf.