Waarom de job van assistants steeds crucialer wordt

Dat zoeken we uit in ons boek ‘Goodbye assistant, hello professional?’. We legden ons oor te luisteren bij enkele professionals met een duidelijke visie op de functie. Hieronder aan het woord: Julien Balistreri, chief people & organization officer bij Ethias.

De rol van assistants groeit mee met de veranderingen in de bedrijfswereld. “Bij Ethias bleef de functietitel van de executive assistants bijvoorbeeld ongewijzigd, maar de inhoud van de job evolueerde des te meer”, vertelt Julien. “Deze medewerkers ondersteunen nog altijd het management, maar ze hebben een uitgebreider takenpakket en een veel grotere impact op het bedrijf dan vroeger.”

Ethias vernieuwt continu om succesvol te blijven in een sterk competitieve en gereguleerde markt. Julien merkt op dat goede assistants echte troeven zijn om de talrijke uitdagingen aan te gaan en innovaties te verwezenlijken. “Ze vervullen niet alleen administratieve taken, maar sleutelen ook mee aan de bedrijfsvisie en helpen het management om het bedrijf te besturen. Ze volgen bijvoorbeeld digitale ontwikkelingen, projecten en dossiers mee op”, verduidelijkt hij. “Daarnaast anticiperen onze assistants op moeilijkheden. Veel meer dan tien jaar geleden hebben ze een adviserende rol en inspraak en ruimte om na te denken over de werking van het bedrijf.”

Sinds 2017 werken de assistants bij Ethias niet meer op verschillende afdelingen in de organisatie, maar op het algemene secretariaat. Het team omvat zowel personal assistants als assistants van de bestuursorganen van de onderneming.

“Elke medewerker heeft z’n eigen taken en verantwoordelijkheden, maar het team werkt toch nauw samen. Zo realiseerden ze de voorbije jaren al heel wat uitdagende projecten met een grote impact”, vertelt Julien. “Ze hebben bijvoorbeeld bepaalde procedures gestandaardiseerd en de teamsfeer geoptimaliseerd. Ook de kennisdeling is beter geworden. Al die projecten zorgden voor meer productiviteit en minder verloop binnen de organisatie.”

Niet alleen de functie is volop in beweging; de kwaliteiten waarover deze medewerkers moeten beschikken, veranderen ook. Hard skills zoals sterke digitale vaardigheden of een goede talenkennis blijven essentieel. Maar wat écht het verschil maakt, zijn de soft skills.

“Ze moeten gepast kunnen reageren op veranderingen, oplossingen vinden voor problemen en de kennis die ze opdoen meenemen in nieuwe projecten. Hun uitdagende job vereist dat ze grote hoeveelheden informatie kunnen verwerken en proactief aan de slag gan. We verwachten dat ze goed communiceren en samenwerken, en een sterk inlevingsvermogen hebben. Tot slot is het belangrijk dat deze professionals projecten zelfstandig opvolgen, beslissingen durven nemen en hun verantwoordelijkheid opnemen.”

Wat brengt de toekomst nog? Volgens Julien zal de job steeds complexer worden: “Levenslang leren zal een must zijn. Ik voorspel dat nieuwe technologieën routinetaken zullen overnemen of alleszins vergemakkelijken. Ze krijgen dan meer tijd om zich te specialiseren en hun vaardigheden verder te ontwikkelen. Hun job zal alleen maar aan belang winnen.”

Kortom, de assistantfunctie is uitdagend en biedt mooie vooruitzichten. “Bij Ethias zetten we dan ook graag onze schouders onder de opwaardering ervan”, besluit Julien. “Deze collega’s zetten zich volledig in voor hun manager, hun team en de hele organisatie.”

In ‘Goodbye assistant, hello professional?’ gingen we op zoek naar een nieuwe verzamelnaam die de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van assistants benadrukt. Na gesprekken met docenten, medewerkers en werkgevers stellen wij je graag voor aan … de meertalige professional!

Benieuwd hoe we precies bij die term uitkwamen? Of wil je gewoon meer weten over het assistantberoep én de toekomst ervan? Bestel het boek via Owl Press (Borgerhoff & Lamberigts).